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时间管理

时间管理的意义

你是否也会有这种感觉,当结束了一天工作后,感觉这一天很累一直没有休息,可是再回头想想,却不知道自己今天一天内到底忙了些什么,更不知道今天有什么收获,感觉这一天白过了,都是在瞎忙。时间一去不复返,然而我们却毫无意义地失去了这一天的时间,一无所获。

其实这是因为我们缺乏对时间的规划管理、工作计划,从而导致我们对时间的浪费。这时就要引用时间管理这个概念了。只有学会了时间管理,对工作、生活做好时间的规划,才能有效的降低时间的浪费,让自己的生活更有意义。


什么是时间管理

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用,从而实现个人或组织的既定目标。

目前最常用的时间管理方法有四象限法则番茄工作法


四象限法则

四象限法则源自美国艾森豪威尔将军亲自设计的“四象限法则”(也称“艾森豪威尔法则”或“十字法则”)。

艾森豪威尔的十字时间计划特点是:画一个十字,分成四个象限,分别是重要紧急的,重要不紧急的,不重要紧急的,不重要不紧急的,把自己要做的事都放进去,然后先做最重要而紧急那一象限中的事,这样以来,艾森豪威尔的工作生活效率大大提高。此事成为美国成功学家们所津津乐道的美谈。

四象限法则是一个时间管理理论,该理论的一个重要观念是:应重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。

在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。

因此,应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。

界限

1.  第一象限:这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等。

2. 第二象限:这二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。

【案例】未雨绸缪,这是我国古代的一个成语,它的意思是说在下雨之前或者是不下雨的时候要先修缮房屋门窗,以防备下雨的时候挨雨淋。

不下雨的时候并不需要急于修缮房屋门窗,修缮房屋门窗是不紧急的事情。不漏雨的屋子对于雨天来说绝对的重要,这件事在不下雨的时候准备,才能够保证在下雨天也不影响工作的进行。

案例分析:未雨绸缪是对第二象限事件管理的形象描述。生活工作中好多重要的工作,都需要在事件出现之前做好准备,这就是制定计划的原因。

制定计划的目的是把那些重要而不紧急的事情,按部就班地高效完成。因此要学会怎么样制定计划,怎么样做准备。计划、准备、学习、培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作。

3. 第三象限:第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。

4. 第四象限:第四象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛,这是饱食终日无所事事的人的生活方式。

关系

  1. 优先解决第一象限:首先要有准确的判断能力,确定是既紧急又重要的事情,然后优先处理。
  2. 区分一三象限:第一象限和第三象限难以区分,第三象限对人们的欺骗性是最大的,它很紧急的事实造成了它很重要的假象,耗费了人们大量的时间。依据紧急与否是很难区分这两个象限的,要区分它们就必须借助另一标准,看这件事是否重要。也就是按照自己的人生目标和人生规划来衡量这件事的重要性。如果它重要就属于第一象限的内容;如果它不重要,就属于第三象限的内容。
  3. 投资第二象限:第一象限的事情重要而且紧急,由于时间原因人们往往不能做得很好。第二象限的事情很重要,而且会有充足的时间去准备,有充足的时间去做好。可见,投资第二象限,它的回报才是最大的。
  4. 走出第四象限:具有假象的第三象限因为它的紧急性往往使人们难以脱身,所以人们经常会跌进第四象限而无法自拔。例如,打麻将的时候三缺一,只要一玩起来就很难脱身,而且要耗费很长的时间才能打出结果。

第一象限的事情必须优先去做,第三象限的事情人们不会去做。第四象限的事情是没有意义的,但是又很难缠,因此,必须想方设法走出第四象限。

策略

  1. 马上做:如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。
  2. 计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。
  3. 授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。
  4. 减少做:不重要也不紧急的事情尽量少做。

番茄工作法

番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。

使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

番茄工作法极大地提高了工作的效率,还会有意想不到的成就感。

原则

    1. 一个番茄时间(25分钟)不可分割,不存在半个或一个半番茄时间。
    2. 一个番茄时间内如果做与任务无关的事情,则该番茄时间作废。
    3. 永远不要在非工作时间内使用”番茄工作法”。(例如:用3个番茄时间陪儿子下的棋、用5个番茄时间钓鱼,等等。)
    4. 不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。
    5. 番茄的数量不可能决定任务最终的成败。
    6. 必须有一份适合自己的作息时间表。

做法

  1. 每天开始的时候规划今天要完成的几项任务,将任务逐项写在列表里(或记在软件的待办清单里)
  2. 设定你的番茄钟(定时器、软件、闹钟等),时间是25分钟。
  3. 开始完成第一项任务,直到番茄钟响铃或提醒(25分钟到)。
  4. 停止工作,并在列表里该项任务后画个X。
  5. 休息3~5分钟,活动、喝水、方便等等。
  6. 开始下一个番茄钟,继续该任务。一直循环下去,直到完成该任务,并在列表里将该任务划掉(或在软件中标记该任务为已完成)。
  7. 每四个番茄钟后,休息25分钟。

中断

在某个番茄钟的过程里,如果突然想起要做什么事情怎么办?

  1. 非得马上做不可的话,停止这个番茄钟并宣告它作废(哪怕还剩5分钟就结束了),去完成这件事情,之后再重新开始同一个番茄钟;
  2. 不是必须马上去做的话,在列表里该项任务后面标记一个逗号(表示打扰),并将这件事记在另一个列表里(比如叫“计划外事件”),然后接着完成这个番茄钟。

优点

番茄工作法是一套简单的工具和流程,其优点如下:

  1. 减轻时间焦虑
  2. 提升集中力和注意力,减少中断
  3. 增强决策意识
  4. 唤醒激励和持久激励
  5. 巩固达成目标的决心
  6. 完善预估流程,精确地保质保量
  7. 改进工作学习流程
  8. 强化决断力,快刀斩乱麻

待办和日程的区别

日程

是你必须要做的事,风雨也不能阻挡你的脚步的事。它同时具有两个条件:

  1. 有确定的时间点:于某年某月某日某时某刻。
  2. 这件事不是你一个人完成的,需要其他人或事等的配合。例如,你在周三下午3点约了A,这是个日程。你周四上午8点要乘火车,这也是日程。

之所以说日程是你必须要做的事,是因为一旦日程确定后,你轻易不能“毁约”,如违约要承担相应后果。例如,若你下午3点未如约见面,上午8点未赶上火车,呃……后果自负吧。

如果你想变动日程的话,最好与对方商量,例如,和A商量确定新时间,查看火车的其他车次时间。

因此,日程也被称为“硬时间”——不能任意调整的时间。

待办

从狭义上讲是你想要做的事,但是,目前缺条件,需要再等等的事。

  1. 它有时是缺时间,例如“有空时,我就做的那些事”或“我不确定什么时候去做,总之先写下来的那些事”;
  2. 有时缺地点,例如“下次到北京时做的事”;
  3. 有时是缺钱,例如“等我有钱了,我就去环游世界”。

待办也属于“软时间”。

这两个概念,不仅是从文字上区分,更要从实际使用上进行区分,举个看电影的例子: 本周六晚20:00看电影(已购票):日程,记入日程表。 本周去看一场电影:待办事项,记入待办清单。


使用优效日历进行时间管理

在了解了时间管理、番茄工作法和四象限法则的基本概念之后,我们再使用优效日历(官网:https://www.youxiao.cn)来进行时间管理,就会事半功倍、得心应手。

优效日历是一款具有 Win10 风格的桌面日历软件,他提供了时间管理中会用到的常用工具,主要包括了:待办清单、番茄钟、四象限视图和日程提醒,下面来介绍一下如何使用。

待办清单

优效待办是一款集成在优效日历中基于「四象限法则」设计的高效待办清单工具,他没有传统 GTD 工具层层套环的列表结构,完全按照「四象限法则」进行设计,使用起来十分简单便捷。在此基础之上还结合了「番茄工作法」、传统 GTD 工具的一些优点(取其精华,去其糟粕)。

优效待办主界面

一分钟快速了解优效待办基本功能

微信公众号和优效待办的配合使用(快速创建待办/接收待办提醒)

日程管理

点击优效日历主界面底部的【+】-【日程】按钮可新建日程。

在新建日程中,可以指定日程的开始日期、结束日期、重复方式(单次、每天、每周、每月、每年、工作日、休息日)、提醒方式等等。

新建的日程,可在日历中进行查看,当天拥有日程的日期下面将出现一个小圆点。

此外,还可在优效日历主界面底部的【我的】-【我的日程】里,查看最近的日程,点击其中的某一项,可以在日历中定位到该日期:

当日程设置的提醒时间到了之后,将在微信公众号和桌面右下角收到日程提醒。

桌面插件

优效日历的待办清单和日程管理,都拥有对应的桌面插件


参考资料

  1. 番茄工作法
  2. 四象限法则
  3. 什么是时间管理
  4. 搞不懂日程、任务与待办事项,还想做时间管理

37 评论

  1. 什么时候能增加同步微软待办数据的功能?

  2. 开始与结束时间太短了 不能超过15天

  3. 一、待办清单 四象限里能手动排序事项吗?或者添加置顶功能、或者就在事项前面手动添加了数字,系统按数字的顺序排列事项。
    比如每天必做的事项,希望能一直排在首位。

    二、语音报时 能添加自定义时间吗?

    • youxiao

      7月 5, 2021 在 12:46 下午

      语音报时可以自定义时间,在设置里的【语音时段设置】
      【优效待办】里可以把每天需要做的事项,点击右键【添加到今天】

  4. 建议对待办加个优先级。

  5. 建议能将数据导出备份和恢复

  6. 待办能否按时间排序….而不是按那个紧急重要的排序,就是我需要今天完成的就排在前面,超时的排在最前面,这样提醒我按时间去规划我的工作…
    发现日程可以按时间排序,但超时的就不显示就?? 那我就更加不知道我超时的工作还没做了….

    • youxiao

      1月 7, 2021 在 8:09 上午

      你好,日程的定义就是:设定的日期过了,日程也就过了。
      如果需要持续提醒,请设置待办,同优先级的待办是按照时间顺序排序的。

  7. 那个人生的进度是怎么算出来的?

  8. 【工具 –> 时间进度 –> 设置生日】日期选择器选农历是,月份如出现润的情况时,“输入”栏从闰月开始仍自动加 1 ,比如润六月,“输入”栏会显示 7 月,往后月份自动加 1 ,与实际多 1 个月,直至十二月,“输入”栏显示 13 月。

  9. 可不可以在日程上也可以设置番茄钟?

  10. 我想设置像日程表那样的功能并把它贴在桌面上
    但是我并没有找到相关功能,可能是我对软件还不了解
    待办的时间并不能设置位每天/月之类的,只能设置单次

  11. 番茄钟可以自动循环就好了

    • youxiao

      6月 1, 2020 在 12:21 下午

      后面我们会增加番茄钟完成后,可以继续下一个番茄钟,
      目前的设计是希望大家完成后,可以休息一下。

  12. 刚刚使用,感觉很清爽,应该很好用,很期待手机版发布

  13. 很不错的日历,windows平台下再找不到更好的了,希望持续改进,提几点意见。
    待办清单功能
    1.希望增加待办清单条目文字自动换行,而不是在末尾显示省略号。
    2.待办条目通过固定位置点击的完成,而不是现在的在条目文字上单机完成,避免误操作。
    3.对完成的的清单条目按照计划和完成的时间归档,可以按星期,月,年导出归档的清单文本。
    4.增强代办条目的录入效率(输入文字后敲回车,产生一条待办,光标不丢失焦点,直接继续输入下一条待办)
    闹钟
    1.闹钟建议增加用户自定义铃声
    2.番茄钟播放声音低分贝自定义声音

    • youxiao

      3月 29, 2020 在 12:47 上午

      感谢你的建议,我们会认真考虑。

      • 您好,我设置了多项待办,想调整同一象限的待办事项的顺序,一直没有找到操作方法,请问您可以讲解一下吗?不能自由调整顺序真的特别难受,尤其是对于一些有时间先后,或重要程度不同的事项来说,很影响使用体验

        • youxiao

          10月 10, 2020 在 3:46 下午

          你好,目前还不能调整待办的顺序,
          我们是按照优先级自动排序,如果优先级相同,则按待办的提醒时间从近到远排序。

  14. 清欢家的小鲤鱼

    我的待办里,电脑插件建议添加番茄钟,以及番茄钟的倒计时

  15. 很棒的软件,看了作者关于时间管理的解读,软件的运用瞬间变成了一种思维方式,真心不错,点赞

  16. 有没考虑过, 直接搞个breakscreen? 在Windows上强制番茄时钟
    只有通知并只能延迟一次(3分钟左右), 倒计时5分钟结束前不能退出, ctrl+alt+del也被遮盖, 除非强制重启否则无济于事

  17. 希望日程的重复,能加入跳过休息日/工作日功能,有的事情只在工作日重复执行有的只在休息日!谢谢!

  18. 希望增加一个记事本功能,可以临时记录一些想法创意

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