使用标签管理文件,一种更高效的管理电脑文件的方式,助你掌控电脑文件!

一、引言

对于大部分人来说,想要在电脑里快速找到自己想要的文件,并不是一件容易的事。如果你恰好不喜欢整理电脑,当电脑里出现了大量 [新建文件夹1] [新建文件夹2]……时,这时候你要找到某个文件就更加头疼了。

通常,我们都是使用文件夹来管理和组织文件。文件夹是一种树状结构,我们需要按照分类一层一层创建文件夹,再把文件归于其中。

例如:暑期出游拍了很多照片,我将它们放在文件夹 [照片] → [2021年] → [8月] 里面。[2021年] 文件夹里面还有 [1月][2月]……[8月] 等多个文件夹。如果要查找某个照片,我需要依次进入文件夹 [2021年] → [8月],然后再逐个寻找。

典型的文件夹结构

二、问题

文件夹这种树状结构,比较适合将文件归档保存,但它也会带来很多不方便的地方,下面挑几点说一下:

  • 管理不方便,修改文件分类时需要在不同的文件夹里移动文件。

  • 搜索不方便,我们拍摄的照片大部分是自动按照IMG_xxx.jpg(编号) 或202108051800.jpg(时间)命名的,我们并不能直接通过文件名称搜索到,手动重命名文件工作量又极大。

  • 文件属性单一,照片IMG_0004.jpg放在[8月]这个文件夹里面,就相当于给该照片增加了[8月]这个属性,但仅此而已,我们只能在[8月]这个文件夹里才能找到它。但其实照片的属性是丰富多彩的。

假设照片IMG_0004.jpg是2021年8月暑假期间我带儿子去爬黄山时拍摄的,如果我想通过[暑假]、[爬山]、[黄山]、[亲子]等关键字找到该文件,这时候文件夹的这种组织方式就无能为力了。

如果非要做,需要分别建立对应这几个关键词的文件夹,再将照片文件IMG_0004.jpg分别复制到各个文件夹里面。这不仅费时,还会增加额外的存储空间。

三、解决

仔细分析一下:

使用文件夹查找文件的过程其实是一维的,我们需要一层一层进入文件夹进行查找,如果没找到则要后退到上级文件夹重新前进查找。

一维的查找方式

如果我们能把查找文件的过程提升到二维,那效率将会大大提升。

二维的查找方式

标签就是帮助你管理文件时从一维升级到二维的神器,通过不同的标签组合进行筛选,就可以迅速找到目标文件。我们再来看看下面摘自知乎的一个例子,更深刻的了解一下标签的概念

摘自知乎《“文件夹管理”与“标签管理”如何合理使用?》

四、文件标签

如果我们给文件打上标签,那就完美的解决上面遇到的问题了,

什么是文件的标签?

  • 对于一首歌曲,演唱者/作曲者/作词者/风格/流派等元素,可以作为它的标签。比如《青花瓷》这首歌曲的标签可以是 [音乐] [周杰伦] [方文山] [中国风] [流行]
  • 对于一部电影,导演/主演/语言/类型等元素可以作为它的标签。比如《满城尽带黄金甲》这部电影的标签可以是 [电影] [张艺谋] [周杰伦] [周润发] [动作] [历史] [华语]
  • 对于一张照片,时间/地点/人物/拍摄器材等元素可以作为它的标签,比如上面的IMG_0004.jpg照片,它的标签可以是 [照片] [2021年] [8月] [暑假] [爬山] [黄山] [亲子]

当文件有了标签之后,我们就可以通过任意一个标签或者多个标签组合快速找到想要的文件。而不是分别依次进入每一个文件夹里逐个进行查找。

比如:

通过标签 [周杰伦] 可以快速找到歌曲青花瓷.mp3、电影满城尽带黄金甲.mp4

通过标签 [电影] [周杰伦] 的组合可以快速找到电影满城尽带黄金甲.mp4

通过标签 [暑假] [黄山] 的组合可以快速找到照片IMG_0004.jpg

五、文件标签工具

市面上有一些基于标签的文件管理软件,但大多设计复杂、上手困难,性能问题也十分严重,好在现在有了一个更好的选择 – 优效文件助手。